Rzecz jasna nie powinno się zakładać, że klienci przestaną płacić zobowiązania, jednak życie pokazuje, że czasami się tak zdarza. Firmy mniej przygotowane na taką ewentualność często mają kłopoty, a jeśli zobowiązania się wystąpią, to warto wiedzieć, jak je sprawnie i skutecznie wyegzekwować. Problemy z wierzytelnościami mają różne przyczyny.
Niekiedy firma która zalega z przelewem ma po prostu kłopoty finansowe, w wyniku błędów w zarządzaniu czy jakiś innych okoliczności utraciła płynność i opóźnia z kolei zapłatę swoich długów. Czasem może się także zdarzyć, że właściciel z rozmysłem przeciąga płatności, jeśli nawet posiada wystarczające środki do uregulowania długów. W takich sytuacjach bez odpowiedniej perswazji ciężko może być odzyskać pieniądze, szczęśliwie są sposoby na to, żeby się tym skutecznie zająć.
W przypadku wielu firm handlowych, które współpracują z wieloma kontrahentami ściąganie należności może być dużym kłopotem. Jeśli będzie się miało parę tysięcy różnych klientów, którzy dokonują po kilka transakcji co miesiąc, to do ręcznego sprawdzania wszystkich zaległości potrzebna by była armia ludzi. Z pomocą przychodzi tu informatyzacja, czyli zakup i wdrożenie wdrożenie sap odpowiedniego programu do zarządzania wierzytelnościami. Na rynku jest parę tego typu programów, ich głównym zadaniem jest pełna obsługa zobowiązań w firmie.
Tego typu programy wspierają procesy windykacyjne na wszystkich etapach, przez co można nimi dużo łatwiej zarządzać. Wykorzystując rozbudowane moduły do archiwizacji oraz rejestracji zdarzeń da się prowadzić dokładną historię kontaktów z dłużnikami, począwszy od ich danych osobowych, a skończywszy na każdej rozmowie i spotkaniu. Tym sposobem pracownicy firmy mogą w łatwy sposób zarządzać zaległościami, które będą występować u jej klientów.