Prowadzenie firmy wiąże się z wieloma ważkimi zadaniami. Posiadając firmę, nawet niewielką, bezspornie posiadamy wiele rozlicznych dokumentów księgowych. Należałoby dowiedzieć się więc, jak trzeba odpowiednio przechowywać tą dokumentację.
O dokumenty księgowe z pewnością trzeba dbać, dlatego ścisła archiwizacja dokumentów księgowych ma istotne znaczenie. Bezspornie muszą być one dobrze ułożone i uporządkowane. O ile o to nie zadbamy to podczas kontroli skarbowej mogą pojawić się poważne uchybienia.
Dokumenty rachunkowe to zwłaszcza księgi podatkowe, deklaracja vat (na jakiś zasadach działa deklaracja vat), rejestry, ewidencje, przeróżnego rodzaju faktury (przykładowo faktura wewnątrzwspólnotowa), i także dowody księgowe czy sprawozdania skarbowe. Warto zadbać o to, żeby w czasie kontroli skarbowej dostęp do dowodów był banalny i swobodny, dzięki czemu będziemy mogli śmigle je znaleźć.
Autor: Vsevolod Knyazev
Źródło: http://www.flickr.com
Konieczne jest również znalezienie na dokumenty stosownego miejsca, muszą być one bezpieczne i chronione przed niepowołanymi postaciami, jakie nie powinny mieć do nich dostępu. Zgubienie bądź stracenie jakiegoś ważnego dokumentu księgowego może mieć naprawdę spore, wprost opłakane skutki. Dokumentów księgowych nie musimy archiwizować osobiście, możemy to zlecić doświadczonemu biuru rachunkowemu – daczego archiwizacja dokumentów księgowych jest konieczna. Sporo przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie. Korzystając z propozycji biegłego, polecanego biura rachunkowego posiadamy pewność, że nasze dokumenty bezspornie są bezpieczne oraz porządnie poukładane. Do tego w razie konieczności, zawsze możemy mieć do nich nietrudny, nieskomplikowany dostęp.
Aktualnie szeroką popularnością cieszy się archiwizacja elektroniczna, aczkolwiek niezmiernie znaczące jest to, aby dokumenty (
niszczenie dokumentów łódź) te były zapisane na trwałym nośniku. Dodatkowo właściciel ma obowiązek mieć też kopię takich dokumentów, dzięki czemu w przypadku zepsucia się jednego nośnika, dalej będziemy mieć do nich dojście i nie utracimy żadnych ważnych dokumentów księgowych – jak działa faktura wewnątrzwspólnotowa.